Die Frage nach der Erreichbarkeit in der heutigen digital vernetzten Welt ist nicht nur eine praktische Überlegung, sondern berührt auch tiefer liegende Themen wie persönliche Grenzen, Stressmanagement und effiziente Kommunikation. Es scheint, als ob Smartphones und ständige Erreichbarkeit zwar unsere Produktivität und Konnektivität erhöht haben, aber gleichzeitig zu einer Quelle ständiger Ablenkung und Unterbrechung geworden sind. Hier ein paar Überlegungen und Strategien, um Ruhe in dein Business und deinen Alltag zu bringen, indem du deine Erreichbarkeit neu gestaltest.

Warum läutet dauernd mein Telefon?

Zunächst ist es wichtig zu verstehen, warum dein Telefon so häufig klingelt. Ein ständig läutendes Telefon kann verschiedene Ursachen haben:

1. Zu viele Kontakte haben deine Nummer: Im Laufe der Zeit kann es leicht passieren, dass immer mehr Menschen Zugang zu deiner direkten Kontaktnummer erhalten, von Kunden und Lieferanten bis hin zu Netzwerkkontakten.
2. Fehlende Trennung zwischen Beruflichem und Privatem: Wenn du dieselbe Nummer für berufliche und private Anrufe verwendest, kann dies zu einer Überflutung mit Anrufen zu jeder Tages- und Nachtzeit führen.
3. Unklare Verfügbarkeitszeiten: Wenn nicht klar kommuniziert wird, wann du erreichbar bist, könnten Menschen versucht sein, dich zu jeder Zeit zu kontaktieren.
4. Automatische Weiterleitungen: Manchmal sind wir Teil von automatisierten Anrufsystemen oder Werbelisten, die unsere Nummer immer wieder verwenden.

Wie möchte ich erreichbar sein?

Überlege, wie du idealerweise erreichbar sein möchtest. Möchtest du zu bestimmten Zeiten gar nicht gestört werden? Bevorzugst du Anrufe, E-Mails, Textnachrichten oder eine andere Form der Kommunikation? Die Entscheidung darüber, wie und wann du erreichbar sein möchtest, sollte von deinen persönlichen und beruflichen Bedürfnissen geleitet werden.

Setze klare Grenzen

• Festlegen von Bürozeiten: Bestimme Zeiten, in denen du für berufliche Anrufe zur Verfügung stehst, und kommuniziere diese offen.
• Verwendung von Kommunikationstools: Tools wie Slack oder Microsoft Teams ermöglichen es, Verfügbarkeitszeiten einzustellen und zu steuern, wann du Benachrichtigungen erhältst.
• DND-Modus (Do Not Disturb): Nutze den Nicht-stören-Modus auf deinem Smartphone, um in bestimmten Zeiten keine Anrufe oder Benachrichtigungen zu erhalten.

Technische Hilfsmittel nutzen

• Anrufbeantworter und Voicemail: Nutze diese Tools, um Anrufe automatisch zu filtern und nur auf die wichtigsten zu reagieren.
• Automatische Antworten: Einrichten von automatischen E-Mail-Antworten, die deine Verfügbarkeit und erwartete Antwortzeiten klarstellen.
• Spezielle Business-Nummer: Erwäge die Anschaffung einer separaten Nummer oder eines Business-Handys.

Kommuniziere klar und konsequent

• Informiere deine Kontakte: Lass die Menschen wissen, wie und wann sie dich am besten erreichen können. Klare Kommunikation kann viele unnötige Anrufe vermeiden.
• Überprüfung der Notwendigkeit von Meetings: Frage dich, ob ein Meeting wirklich notwendig ist, oder ob die Angelegenheit auch per E-Mail geklärt werden könnte.

Bringe Ruhe in dein Business

Die Neugestaltung deiner Erreichbarkeit kann einen erheblichen Einfluss auf deine Arbeitsqualität und dein persönliches Wohlbefinden haben. Indem du Grenzen setzt und deine Kommunikationspräferenzen klar kommunizierst, kannst du nicht nur die Anzahl der Unterbrechungen reduzieren, sondern auch deine Effizienz steigern. Letztendlich geht es darum, eine Balance zu finden, die es dir erlaubt, produktiv zu sein, ohne überwältigt zu werden.

Die ganze Zeit läutet das Telefon…

Meine Spitzenzeiten liegen bei 3 Anrufen in Abwesenheit, während ich ein Telefonat führte. Absolut sinnlos! Du darfst deine Kunden gerne informieren, wie du erreichbar bist und was sie machen können, wenn du mal nicht abhebst, oder gleich zurückschreibst.

Natürlich ist der Sinn deines Online-Auftrittes, dass du gefunden wirst. Überlege dir allerdings sehr genau, welche Kontaktmöglichkeiten du verwendest.

Wenn überall deine Handynummer steht, solltest du auch nicht überrascht sein, wenn dein Telefon die ganze Zeit läutet. Verweise besser auf E-Mail und WhatsApp.

Ich persönlich habe so ziemlich bei allen Plattformen die E-Mail-Benachrichtigung aktiviert, somit muss ich erst selektiv die Plattformen aufrufen, sobald eine Interaktion stattfindet.

Auch die Benachrichtigungen der einzelnen Portale habe ich auf ein notwendiges Minimum reduziert, sowie Mitteilungsbenachrichtigung am Smartphone angepasst.

Du kannst gerne bei vielen Portalen dabei sein, musst allerdings meist nur in Ausnahmefällen in der gleichen Sekunde auf alles reagieren.

Wie möchte ich erreichbar sein? YouTube Video

Mobilbox und automatische Antwort

Auch wenn das Telefon immer läutet, gibt es eine Mobilbox oder die Möglichkeit, dass dir eine Nachricht mit einer Kurzinfo, über das Gesprächsthema, geschickt wird.

Achte bei der Mobilbox auch auf eine ordentliche Mobilbox Ansage und weiters kannst du auch eine automatische Text Antwort einstellen, mit der der Anrufer informiert wird.

Wenn du dir Gedanken darüber machst, wie du erreichbar sein möchtest, ist es wichtig, deine individuellen Präferenzen und Bedürfnisse zu berücksichtigen. Es gibt verschiedene Kommunikationsmittel wie Telefon, E-Mail, soziale Medien und Instant Messaging, um nur einige zu nennen. Jeder Kanal hat seine Vor- und Nachteile, und es ist wichtig, herauszufinden, welcher für dich am besten geeignet ist.

Um anzufangen, kannst du dir überlegen, wie du am effektivsten kommunizierst. Magst du es lieber persönlich und direkt, oder ziehst du es vor, schriftlich zu kommunizieren? Wenn du gerne sprichst und direkte Gespräche bevorzugst, ist das Telefon möglicherweise die beste Wahl für dich. In diesem Fall könntest du überlegen, ob du Anrufe von unbekannten Nummern oder bestimmten Personen annehmen möchtest oder ob du eine spezielle Rufnummer für geschäftliche Anfragen einrichten möchtest.

Wenn jedoch ständige Telefonanrufe deine Ruhe stören und du dich dadurch abgelenkt fühlst, gibt es verschiedene Möglichkeiten, dies zu ändern. Eine Option ist, die Anzahl der Anrufe zu reduzieren, indem du klare Kommunikationsrichtlinien festlegst und deutlich machst, wann und wie dich Kunden oder Kollegen kontaktieren können. Du könntest beispielsweise festlegen, dass Anrufe nur zu bestimmten Zeiten oder an bestimmten Tagen entgegengenommen werden oder dass du Anrufe bevorzugt per Terminvereinbarung annimmst.

Eine weitere Möglichkeit ist die Nutzung von Voicemail oder Anrufbeantwortern, um Anrufe entgegenzunehmen, wenn du gerade nicht verfügbar bist. Auf diese Weise kannst du später zurückrufen, wenn es besser in deinen Zeitplan passt. Du könntest auch in Betracht ziehen, einen virtuellen Assistenten einzusetzen, der Anrufe für dich entgegennimmt und filtert, um unerwünschte Anrufe herauszufiltern und dir nur die wichtigsten Mitteilungen weiterzuleiten.

Neben dem Telefon gibt es noch viele andere Kommunikationsmittel, die du in Betracht ziehen kannst. Wenn du lieber schriftlich kommunizierst, könntest du E-Mails oder Messaging-Apps verwenden, um mit Kunden oder Kollegen in Kontakt zu treten. Hier kannst du in deinem eigenen Tempo antworten und deine Nachrichten besser organisieren. Es ist jedoch wichtig, sicherzustellen, dass du auf schriftliche Anfragen rechtzeitig antwortest, um eine gute Kommunikation aufrechtzuerhalten.

Um Ruhe in dein Business zu bringen, solltest du auch Strategien zur Selbstorganisation und Priorisierung entwickeln. Eine Möglichkeit besteht darin, bestimmte Zeiten für die Bearbeitung von E-Mails oder das Beantworten von Anrufen festzulegen, anstatt ständig erreichbar zu sein. Indem du klare Arbeitszeiten und Pausen festlegst, kannst du sicherstellen, dass du ungestörte Arbeitsphasen hast und gleichzeitig genügend Zeit für Erholung und Regeneration. In deinem Business ist es wichtig, klare Grenzen zu setzen und deine Zeit effektiv zu nutzen. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, ist die Einführung von Zeitmanagementtechniken wie der Pomodoro-Technik oder der 80/20-Regel. Diese Techniken helfen dir dabei, deine Zeit besser zu strukturieren, Prioritäten zu setzen und Ablenkungen zu minimieren.

Es kann auch hilfreich sein, bestimmte Tools oder Software zu nutzen, um deine Kommunikation zu organisieren. Projektmanagement-Tools wie Trello oder Asana ermöglichen es dir, Aufgaben und Kommunikation mit Kunden oder Kollegen an einem zentralen Ort zu verwalten. Dies reduziert die Notwendigkeit von ständigen Anrufen und E-Mails und ermöglicht eine effiziente Zusammenarbeit.

Darüber hinaus solltest du klare Kommunikationsrichtlinien für dein Unternehmen festlegen. Das kann beispielsweise beinhalten, wie und wann Kunden oder Kollegen dich kontaktieren können, welche Kommunikationsmittel bevorzugt werden und welche Reaktionszeiten angemessen sind. Indem du diese Richtlinien kommunizierst, sorgst du dafür, dass jeder weiß, was von ihnen erwartet wird und wie sie am besten mit dir in Kontakt treten können.

Eine weitere Möglichkeit, Ruhe in dein Business zu bringen, besteht darin, regelmäßige Auszeiten und Erholungsphasen einzuplanen. Das kann bedeuten, dass du bewusst Pausen in deinen Arbeitsalltag integrierst, in denen du abschalten und zur Ruhe kommen kannst. Es ist wichtig, Zeit für dich selbst zu haben, um Energie und Kreativität wieder aufzuladen.

Schließlich solltest du auch daran denken, dass du nicht immer alles alleine erledigen musst. Delegiere Aufgaben, die nicht zu deinen Kernkompetenzen gehören oder die dich zu sehr belasten. Das gibt dir nicht nur mehr Freiraum, sondern ermöglicht es auch anderen, Verantwortung zu übernehmen und sich weiterzuentwickeln.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass du selbst bestimmen kannst, wie du erreichbar sein möchtest und wie du Ruhe in dein Business bringst. Es ist wichtig, deine individuellen Präferenzen und Bedürfnisse zu berücksichtigen, klare Kommunikationsrichtlinien festzulegen und effektive Zeitmanagementstrategien zu nutzen. Indem du deine Erreichbarkeit und deine Arbeitsweise bewusst gestaltest, kannst du ein Gleichgewicht zwischen Produktivität und Ruhe finden und dein Business erfolgreich führen.

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